Bir not veya muhtıra, belirli bir kitleyi bir şey hakkında bilgilendirmek için uyarlanmış bir mesajdır. Notlar genel bir ofis belgesidir, bu nedenle çok çeşitli konuları kapsayabilir ve basılı kopyalar halinde, faks veya e-posta yoluyla dağıtılabilir. Genel olarak, notunuzun formalitesi, çalıştığınız kuruluşa ve konunun yasal niteliğine bağlıdır. Bir bina yenileme notu genellikle kiracılara, çalışanlara, mal sahiplerine veya işçilere çevrelerini etkileyecek gerekli bir yenileme hakkında bilgi vermek içindir. Bina tadilatları için nasıl not yazılacağını öğrenin.
adımlar
Adım 1. Önceki muhtıraların kopyalarını isteyin
Geçmiş bildirim örneklerine bakarak kuruluşunuzun tonu ve formalitesi hakkında bir fikir edinebilirsiniz. Amirinizden yalnızca memnun oldukları örnekleri vermesini isteyin.
Adım 2. Bu nottan etkilenen herkesin iletişim bilgilerinin kopyalarını alın
Her iki tarafa da birer kopya göndermeniz gerekecek ve gerekli tüm adreslerin veya e-postaların alınması birkaç gün veya hafta sürebilir.
Adım 3. Bina yenileme ihtiyacını kanıtlamak için gerekli tüm gerçekleri toplayın
Bir konut veya apartman yönetim kurulu tadilatı onaylayan bir önergeyi kabul etmişse, talep edilmesi veya dağıtılması için önergenin bir kopyasını isteyin. Tadilat ne kadar büyük olursa, o kadar fazla kanıta ihtiyacınız olacaktır.
Adım 4. Son teslim tarihlerini belirleyin
Büyük tadilatlar için, gerekli düzenlemeleri yapabilmeleri için notu önceden göndermek isteyebilirsiniz. Tadilat son dakika ise, insanların konaklamalarını yapma zamanı da dahil olmak üzere, gerçekleşeceği tarih ve saate karar verin.
Adım 5. Notunuzun bir taslağını yazın
Herhangi bir iş yazısı, okuyucuyu bir şeye ikna etmek için kullanılır. Başlıklar altında, not konusu, açıklama, son tarihler ve tarihler, kanıt ve takip için iletişim bilgilerini içeren bir taslak yapın.
Adım 6. Notunuzu yapılandırın
Bir şirket adı altında hazırlanmış bir not olacaksa, şirketin logosunu ve yapısını kullanın. Aşağıdakiler bir notu biçimlendirmek için yönergelerdir:
- Muhatap adını kelime işlem belgesinin sol üst köşesine yerleştirin. Genel veya özel bir ad olabilir, ancak kişinin bina yenileme notunun kendisiyle ilgili olduğunu bilmesi için kolayca tanınabilir olmalıdır.
- Ardından, notu yazan kişiyi, kişileri veya şirketi yazın. Notu bir departman veya şirket için yazıyorsanız, notu başka birinin adı altında göndermeden önce onay istemeniz gerekebilir.
- Tarihi aşağıya yerleştirin. Notlar oldukça hızlı bir şekilde hazırlanmalıdır, çünkü genellikle birinden bir şeyi zamanında fark etmesini isterler.
- Mümkün olan en iyi açıklayıcı kelimeleri kullanarak bina yenileme notunun konusunu yazın. Örneğin, "Konu: Bina Yenilemeleri" yazmak yerine, "Asansör Tamiri, 30 Ağustos sabah 06:00 - 08:00" yazın.
- Mesajın gövdesini yazın. Amacı, yenilemenin neden gerekli olduğunu, yenilemenin okuyucuya neden fayda sağladığını ve bina kodu veya güvenlik sorunları gibi gerekli kanıtları yazın. Doğrudan olun; mesajınızı desteklemeyen yazıları dahil etmemeye çalışın.
Adım 7. Gerekirse madde işaretlerini veya listeleri ekleyin
İnsanların metin blokları olmayan notları okuma olasılığı daha yüksektir. Notlar oldukça gayri resmi olduğundan, madde işaretli listeler oluşturabilir veya yenileme son tarihinin veya amacının belirli bir bölümünü vurgulamak için kalın metin kullanabilirsiniz.
Adım 8. Notunuzu 1 sayfa olarak düzenleyin
Birçok kişiye bir not veriyorsanız, onu okumalarını sağlamanın en iyi yolu kısa tutmaktır. Çok uzunsa ve amaç hemen belli değilse, boş zamanları olana kadar kaldırabilirler.
Bu, yasal memorandum ve bina raporlarını veya yönetim kurulu hareketlerini içeren bazı şirket notları için geçerli değildir. Kitlenizin ne kadar beklediğini bildiğinizden emin olun
Adım 9. Notunuzu yazım ve dil bilgisi hataları için kanıtlayın
Yazma becerileriniz güçlü değilse, onu düzenleyebilecek bir üstünüze veya iş arkadaşınıza verin.
Adım 10. Mektubu imzalayın
Onaylandıktan sonra, resmi hale getirmek için imzalayıp tarih atmak isteyeceksiniz. İletişim bilgilerinizi ve soru yöneltebilecekleri kişilerin iletişim bilgilerini notun altına ekleyin.
Adım 11. Gerekli ekleri ekleyin
Kişilerinizin her biri için notun ve eklerin kopyalarını yazdırın. Teslim etmeden önce bunları nota zımbalayın.
Adım 12. Notunuzu zamanında teslim edin
Tadilat sırasında insanların plan yapmak için zamana ihtiyacı olacak, bu yüzden duyuru yapıldığında onlara bilgi vermeye çalışın.
