Dosyalama genellikle iş ve evde gerekli bir görevdir. Dosyalamayı çok uzun süre atlarsanız, çözülmesi saatler hatta günler alacak büyük bir kağıt yığını biriktirebilirsiniz. Gelen kutunuzu dağınıklıktan uzak tutmak için, günlük olarak aldığınız kağıtları sıralayın. Ardından, sizin için çalışan bir dosyalama sistemi oluşturun. Sisteminizi kullanarak kağıtları tasnif edin, böylece ihtiyaç duyduğunuz her an önemli belgelere kolayca ulaşabilirsiniz!
adımlar
Yöntem 1/3: Günlük Kağıt Akışınızı Yönetme
Adım 1. Kağıtları sıralayana kadar tutmak için merkezi bir gelen kutusu oluşturun
Merkezi bir gelen kutusu, her gün masanıza veya posta kutunuza gelen tüm kağıtları koyduğunuz yerdir. Bu, her bir öğeyi sıralamak ve işlemek için zamanınız olana kadar düzenli kalmanıza yardımcı olabilir.
- Orta gelen kutunuz olarak küçük bir karton kutu kullanabilir veya bunun için özel bir kutu, sepet veya tepsi alabilirsiniz.
- Kutuyu masanızın köşesine, ön kapınızın yanındaki bir masaya veya unutmamanız için görünür başka bir yere koyun.
Adım 2. Gelen kutusunu her gün gözden geçirin ve önemli öğeleri bir kenara koyun
Hemen ilgilenmenizi gerektiren öğeleri aramak için gelen kutunuzdaki öğelerin her birine günde bir kez bakın. Bunlar, yakında ödenmesi gereken faturaları, parti davetlerini veya zamana duyarlı formları içerebilir. Bu eşyaları hemen halletmek için bir kenara koyun.
Acil eşyaları koymak için ilk kutudan farklı renkte ikinci bir kutu almak isteyebilirsiniz. Örneğin, bunların acil maddeler olduğunu belirtmek için kırmızı bir kutu alabilirsiniz
Adım 3. Dosyalamak istediğiniz öğeleri bir dosyalama kutusuna yerleştirin
Merkezi gelen kutusunun ve acil kutusunun yanında üçüncü bir kutu bulundurun. Dosyalamak istediğiniz öğeler için bunu toplama noktanız olarak kullanın. Bu, onları dosyalamaya hazır olana kadar düzenli tutmanıza yardımcı olacaktır.
Bu kutunun diğer kutulardan farklı bir renk olduğundan emin olun. Aksi takdirde kutuları karıştırabilirsiniz
Adım 4. Gereksiz öğeleri bir kağıt geri dönüşüm kutusuna atın
Gelen kutunuza düşen istenmeyen postalar veya diğer gerekli olmayan öğeler doğrudan geri dönüşüm kutusuna gidebilir. Belgeleri gözden geçirirken bu öğeleri tanımlayın ve gelen kutunuzun dağınıklığından kurtulmanıza yardımcı olmak için hemen çöp kutusuna taşıyın.
- Geri dönüşüm kutunuzu diğer kutularınızla karıştırmamak için yerde tutun.
- Gereksiz öğelerden herhangi biri kişisel bilgiler içeriyorsa, bunları atmadan önce parçalayın.
Yöntem 2/3: Dosyalama Sistemi Seçme
Adım 1. Yönetmeniz gereken çok sayıda göreviniz varsa aylık ve günlük bir dosya belirleyin
Bu, Tickler dosyalama sistemi olarak bilinir ve her gün ne yapmanız gerektiğini takip etmenin harika bir yoludur. Her ay için bir dosya klasörü ve ayın her günü için bir klasör belirleyin. Ardından, öğeleri dosyalara ekleyin. Öğeleri, üzerinde çalışmanız gereken tarihlere göre dosyalayın.
Örneğin, 23 Eylül'de bir fatura ödemeniz gerekiyorsa, faturayı o tarihe ait klasöre ekleyin
Adım 2. Önemli belgeleri elinizin altında tutmak için klasörleri alfabetik olarak dosyalayın
Alfabetik dosyalama, bireysel kişiler, işletmeler veya konular için dosya bulmak için kullanışlıdır. Bu, çok sayıda müşteriniz varsa ve her biri için bir dosya tutmak istiyorsanız veya ev dosyanızı yönetmenin basit bir yolunu istiyorsanız ideal olabilir.
- Dosya etiketlerine, "Jones, Susan" veya "Watson, David" gibi kişilerin soyadını ilk önce koyduğunuzdan emin olun.
- İşletme adına göre dosya gönderirken “The”, “A” ve “An” gibi kelimeleri yok sayın. Örneğin, işi "The Cake Goddess" olan bir müşteriniz varsa, "Pasta"daki "C"ye göre dosyalayın ve dosyalarken "The"deki "T"yi yok sayın.
Adım 3. Kısa vadeli dosyalama ihtiyaçları için sayısal bir dosyalama sistemi seçin
Kayıtlarını tutmak istediğiniz kısa vadeli bir projeniz varsa, sayısal bir dosyalama sistemi en iyi sonucu verebilir. Bu, her belgeye bir numara atadığınız ve numaraya göre dosyaladığınız zamandır. Ancak, örneğin bir elektronik tablo kullanmak gibi, hangi belgenin hangi sayıya karşılık geldiğini de takip etmeniz gerekeceğini unutmayın.
- Örneğin, 14 Mart haftası boyunca aldığınız tüm öğeleri 1 etiketli bir dosya klasörüne, ardından 21 Mart haftasına ait tüm öğeleri 2 etiketli bir dosyaya vb. atayabilirsiniz.
- Başka bir seçenek de dosyaları tarihe göre etiketlemek ve kronolojik olarak düzenlemektir. Örneğin, 2 Mayıs 2018'de alınan öğeler, 5/2/2018 etiketli bir dosyada tutulabilir.
Adım 4. Öğeleri hızlı ve kolay bir şekilde bulmak için dosyalarınızı renkle kodlayın
Dosyalarınızın her kategorisine bir renk atayın. Bu, bir bakışta bir dosya kategorisini bulmanıza yardımcı olacaktır.
- Örneğin, tıbbi faturalar için kırmızı, vergiler için mavi ve sigorta için yeşil kullanın.
- Sayısal veya alfabetik dosyaları renkle kodlamak için, dosyaları 1-25 veya A-G yeşil, 25-50 veya H-M mor ve 50-75 veya N-R sarı yapmak gibi sayısal veya alfabetik bir aralığa renk atayın.
Adım 5. Dosya klasörüne ilgili ek bilgileri ekleyin
Dosyanın içeriğini veya gereken herhangi bir eylemi açıklamak için ek bilgiler eklemek, dosyalama sisteminizi daha verimli hale getirmeye de yardımcı olacaktır. Bunu yapmak için aşağıdaki öğelerden 1 veya daha fazlasını eklemek isteyebilirsiniz:
- Dosya numarası veya adı
- Dosya başlığı
- Dosyanın açıldığı ve kapatıldığı tarih
- Departman veya ekibin adı
- Bilgisayar kayıt numarası
- Bertaraf tarihi ve bertaraf yöntemi
Yöntem 3/3: Kağıtları Dosyalarda Düzenleme
Adım 1. En son belgeyi dosyanın üstüne yerleştirin
Bunu yapmanıza yardımcı olması için belgede listelenen tarihi kullanın. Belgelerinizi dosyalamaya hazır hale getirdikten ve dosyalama sisteminizi kurduktan sonra, öğeleri dosyalara yerleştirmeye başlayabilirsiniz. Erişimin kolay olması için her dosya için en son belgeleri her zaman en üstte tuttuğunuzdan emin olun.
Örneğin, ev sahibi sigortası için bir dosyanız varsa, ücretli ev sahibi sigortasının en son kaydını dosyanın üstüne yerleştirmek istersiniz
Adım 2. Ekleri ilgili oldukları belgelerle birlikte saklayın
Başka bir belge ile birlikte saklanması gereken ilgili makbuz veya diğer belgeleriniz varsa, bunları aynı dosyada bir arada tuttuğunuzdan emin olun. Belgenin arkasına ekleri zımbalamak veya ataç bile isteyebilirsiniz.
Örneğin, elektrik faturanızı ödediğinize dair bir makbuzunuz varsa, başvurmanız gerekebileceği için faturanın arkasına zımbalayın
Adım 3. Büyük belgeleri ayrı zarflara yerleştirin
Bu zarfları ilgili oldukları dosyaların arkasına dosyalayabilirsiniz. Zarfın ön yüzüne içeriğin bir açıklamasını eklediğinizden emin olun. Bu, dosyalarınızdaki dağınıklığı ortadan kaldırmaya ve dosyalama sisteminizin verimliliğini artırmaya yardımcı olacaktır.
Örneğin, üzerinde çalıştığınız bir projenin planları varsa, bunları büyük bir zarfa koyabilirsiniz
Adım 4. Orijinal belgeyi dosyalayın ve tüm kopyaları atın
Yinelenenleri dosyalamamak, dosyalarınızda bir öğe ararken karışıklığı önlemeye yardımcı olacaktır. Herhangi bir kopyayla karşılaşırsanız, bunları atın ve yalnızca orijinal belgeyi dosyalayın.
Hangi belgenin orijinal olduğundan emin değilseniz, orijinalin sizde olduğundan emin olmak için her iki belgeyi de dosyalamanız gerekebilir. Ancak, bunu çok sık yapmamaya çalışın yoksa dosyalarınız hızla birikecektir
İpuçları
- Bir öğeyi dosyalamak veya geri dönüştürmek isteyip istemediğinizden emin değilseniz, 30 gün boyunca saklayın ve ardından yeniden değerlendirin.
- Gerekli olmayan belgeleri taramak, ihtiyaç duymanız durumunda belgedeki bilgileri korurken kağıt karmaşasını temizlemenin başka bir iyi yoludur.
