İş Bildirimi (SOW), yüklenici ile müşteri arasındaki anlaşmayı resmileştiren bir belgedir (ve genellikle yasal bir sözleşmedir). SOW, her proje için sunulacak belirli hizmetleri (genellikle, gerçekleştirilecek ayrı görevlere bölünür), bu görevlerin ve hizmetlerin gerçekleştirileceği zamanı ve ödeme tutarı ve son tarihlerini açıklar. Temel amacı, projeye yol haritası olarak hizmet etmek ve tarafların beklentilerini belgelemektir. "Neden", "Kim", "Ne", "Nasıl", "Ne zaman", "Nerede" ve "Ne Kadar?"
adımlar
Yöntem 1/2: Genel Yönergeleri İzleme
Adım 1. Çalışmaya başlamadan önce SOW'u yazın
SOW, genellikle temel sözleşme müzakereleri tamamlandıktan sonra, ancak bir proje üzerinde herhangi bir çalışma başlamadan önce oluşturulur. Ancak bazen (özellikle zamana duyarlı projelerde), iş başladıktan sonra müzakereler devam edebilir ve SOW proje iyi bir şekilde devam edene kadar tamamlanmaz.
Adım 2. Gerekli SOW formatını araştırın
Farklı endüstriler ve projeler farklı çıktılara ve iş akışına sahip olduğundan, tek bir standart SOW yoktur. İyi bir SOW, özelleştirilmiş bir SOW'dur.
Adım 3. İlk seferde doğru yapın
Orijinal SOW'un kendisi genellikle revize edilmezken, SOW'un şartlarını değiştirmek için genellikle Değişiklik Emri adı verilen ayrı bir yan anlaşma kullanılır. SOW'a boş bir Değişiklik Siparişi formu eklemek iyi bir fikirdir. Unutmayın, Değişiklik Siparişleri projenin maliyetini artırabilir. İyi yazılmış bir SOW, Değişiklik Siparişi ihtiyacını azaltmaya yardımcı olabilir. Hiçbir müşteri, gecikmelere, toplam maliyette artışa veya memnuniyetsizliğe yol açabilecek belirli beklentilerinin belgelenmeden bırakıldığı bir konumda olmak istemez.
Yöntem 2/2: SOW'larda Mastering Stili ve Spesifikasyonları
Adım 1. Hedefi ekleyin
Bu bölüm “Neden?” Sorusuna cevap verir. Proje ve hedeflerine ilişkin üst düzey bir genel bakıştır. Projenin bu “kuş bakışı” taslağını hazırlarken genel açıklamalar kabul edilebilir, ancak birden fazla şekilde yorumlanabilecek dilden kaçının. Açık ol; Belirtilen zaman çerçevesinde gerçekçi bir şekilde gerçekleştirilebilecek ölçülebilir ve ulaşılabilir hedefleri tanımlayın.
Adım 2. Kapsamın bir tartışmasını dahil edin
Bu bölüm, “Ne?”nin kesin bir ifadesini (seçenek veya alternatif yok) sağlar. ve nasıl? iş nedir? Nasıl başarılacak? Veya, çoğu zaman, neyin YAPILMADIĞI ve neyin YAPILMAYACAKTIR. Varsayımlar nelerdir? Hangi çıktılar (yüklenicinin inceleme ve onay için müşteriye sunduğu kalemler) üretiliyor? Çıktıların dışında, ilerleme raporlaması, zaman takibi ve diğer iletişimler açısından idari olarak (proje yönetimi) olması gerekenler.
Adım 3. Mümkünse Konum ekleyin
Bu isteğe bağlı bölüm, işin nerede gerçekleştirileceğini açıklar (ilgiliyse).
Adım 4. Bir Zaman Çerçevesi ekleyin
Bu isteğe bağlı bölüm, projenin tamamlanması için izin verilen toplam süreyi, dönem başına maksimum faturalandırılabilir saati ve resmi incelemeler veya diğer proje kilometre taşları için belirli süreleri belirtir.
Adım 5. Takvimi ayarlayın
Bu bölüm, hangi görevlerin hangi tarih/saatte tamamlanması gerektiğini ve bunun gerçekleşmesinden kimin sorumlu olduğunu belirtir. Görevlerin ve sonuçların (öncelikle teslimatlar) tanımları, anlaşılması kolay olacak şekilde ayrıntılı, açık ve anlaşılır olmalıdır. Teslimatların yanı sıra program, Kalite Güvence Testi, Tüketici Testi ve İlerleme Raporları için girişler içerebilir.
- Programın belirli olması gerekirken, projenin başarılı bir şekilde tamamlanmasının önüne çok fazla engel koyabileceğinden “Nasıl”a odaklanmayın. Kullanılacak gerekli metodolojinin temel bir açıklaması yeterlidir.
- Program genellikle kabul kriterlerinin (sonucun kalitesini ölçmek için) ve ödeme kilometre taşlarının (genellikle önemli çıktıların kabulü üzerine) ayrıntılarını içerir, ancak bunlar farklı, ayrı bir bölümde açıklanabilir.
Adım 6. Kabul ile ilgili bir bölüm ekleyin
Bu bölüm, tarafların ürün veya hizmetin kabul edilebilir olup olmadığını nasıl belirleyeceklerine ilişkin mekanizmayı açıklamaktadır. Kriterler, ölçülebilir kalite standartlarından belirli sayıda teste kadar değişebilir, ancak her durumda objektif değerlendirmeye uygun olmalıdır.
Adım 7. Standartları Belirtin
Bu bölüm, sözleşmeyi yerine getirmek için karşılanması gereken tüm endüstri standartlarını açıklar. SOW'daki endüstri standartlarını fiziksel olarak yeniden üretmek yerine, özellikle bir dizi standarda atıfta bulunmak yeterlidir.
Adım 8. Tüm İş Gücü Gereksinimlerini ekleyin
Bu bölüm, herhangi bir özel işgücü gereksinimlerini belirtir; örneğin, projede görev alan çalışan sayısı, eğitim gereksinimleri (dereceler veya sertifikalar).
Adım 9. Fiyatı Not Edin
Bu bölüm “Ne Kadar?” sorusunu ele almaktadır. Ödeme sabit bir ücret midir? Masraflar/maliyetler nasıl hesaba katılır? Ödeme toplu olarak mı yoksa taksitler halinde mi yapılacak? Ödeme planı nedir? Ödeme aşamaları var mı?
Adım 10. Varsayımları dahil edin
Çoğu projeye, tarafların çeşitli varsayımlarda bulunmaları gereken çeşitli bilinmeyenler nüfuz eder. Özünde, varsayımlar, yüklenicinin projeyi SOW şartlarına uygun olarak tamamlamak için var olmasını beklediği koşullardır. Örneğin, yüklenici, teslim edilebilir yazılımı kurmak için çalışanlarına müşterinin bilgisayar ağına erişim izni verileceğini varsayabilir. Varsayımlar bölümü, mümkün olduğu kadar çok varsayım tanımlamalı ve bir acil durum planı veya herhangi bir varsayımın başarısız olması durumunda sonuçları ortaya koymalıdır.
Adım 11. Proje Yönetimi için parametreleri dahil edin
Bu bölüm, projenin ilerlemesini izleme sürecini açıklar. Şunlar gibi öğeleri ekleyin: Haftalık Toplantılar, Düzenli Durum Raporları, Düzenli İlerleme Raporları ve Proje Yönetimi Ekibi Toplantıları. Bu bölüm ayrıca, ilk tasarım ve/veya kurulumdan sonra bakım ve onarım gibi projeden kaynaklanabilecek ek yükümlülükleri açıklamak için de iyi bir yerdir.
İpuçları
- Varsa, tüm teslimatların birlikte çalıştığı gösterilene kadar nihai ödemenin bir kısmını alıkoymak genellikle müşterinin çıkarınadır.
- Genel olarak, iyi hazırlanmış bir SOW, herhangi bir harici belgeye atıfta bulunmamalıdır (endüstri standartları dışında).
- Proje başlamadan önce SOW'unuzdaki satış konuşmaları ve sözleşme müzakereleri sırasında verilen tüm sözleri kaydettiğinizden emin olun.
- Programı detaylandırırken, biraz esneklik sağlayan takvim dilini kullanın. Örneğin, "X, Q. A.'dan iki ay sonra. "5 Haziran'da Q. A. Testler tamamlanacak.” Bu, sürecin başlarında bir gecikme olması durumunda projenin sorunsuz bir şekilde (Değişiklik Emirleri olmadan) ilerlemesini sağlar.
- SOW, "Gizli" olarak belirtilebilir. Eğer öyleyse, SOW, herhangi bir gizlilik ihlalinin sonuçlarını (genellikle sabit bir para cezası) açıklayan kısa bir bölüm içermelidir.
