Birden fazla müşteri veya projeyle çalışmanızı gerektiren bir iş veya okuldaysanız, uygun bir dosyalama sistemi çok önemlidir. Belgeleri dosyalamak için birkaç yöntem vardır, ancak nihayetinde sisteminiz ihtiyaçlarınızı yansıtmalıdır. Verimli bir sisteme hazırlanmanın en iyi yolu, yalnızca organizasyon üzerinde çalışmak için birkaç gün ayırmaktır.
adımlar
Yöntem 1/3: Yeni Bir Dosyalama Sistemine Hazırlanma
Adım 1. Tüm malzemelerinizi toplayın
Uygun bir sistem kurmaya çalışmadan önce tüm evraklarınızı derlemeniz gerekir. Evrak işleriniz olabilecek tüm yerleri gözden geçirin ve hepsini tek bir yığına yerleştirin. Sahip olduğunuz tüm aktif ve aktif olmayan işleri doğru bir şekilde hesaba katabildiğinizden emin olmak için zaman ayırın.
- Kağıtlarınız üzerinde çalışmak için bir masa alanını temizleyerek önceden plan yapın.
- Başka birinin evraklarını yeni bir dosyalama sistemine uyarlıyorsanız, mevcut sistemden tüm belgeleri kaldırın. Tüm evrakları halletmek ve yeni bir sisteme hazırlanmak sizin için daha iyi olacaktır.
Adım 2. Tüm belgeleri gözden geçirin
Bu, sürecin zor kısmıdır, ancak aynı zamanda organize olmak için çok önemli bir adımdır. Tüm dosyaları, banka hesap özetleri, kredi kartı faturaları ve ipotek ödemeleri gibi, ne olduklarına göre ayırın. Sıkıcı görünebilir, ancak ne üzerinde çalıştığınızı belirlemek için yığınınızdaki her belgeyi gözden geçirin.
- Her makaleyi okumanıza gerek yok, ancak kısa bir gözden geçirme size yardımcı olacaktır.
- Post-it notlar, üzerinde zaman harcamanız gerektiğini bildiğiniz önemli kağıtları işaretlemek için iyidir.
Adım 3. Yığınları kurun
Evraklarınızı düzenlemeye başladığınızda, ilgili evrakları bir arada tutmanız faydalı olacaktır. "Nickelback" istemcisiyle ilgili tüm kağıtları tek bir yığına yerleştirebilirsiniz. Başka bir örnek, çalışmanızı aylara göre yığmaktır.
- Kronolojik bir sıraya sahip olmak, dosyalama ihtiyaçlarınız için faydalı olabilir.
- Evrakları sıralarken öncelikleri belirleyin. Son derece önemli kağıtları gördüğünüzde, bunları ilgili yığının üstüne yerleştirin.
Adım 4. Uygun gördüğünüz gibi azaltın
Oluşturabileceğiniz başka bir yığın da çöp yığınıdır. Evraklarınızın bir yığınını atmak zorunda değilsiniz, ancak önemsiz kağıtları diğer yığınlardan ayırmalısınız. Rastgele kağıtların gidebileceği çeşitli bir yığın bile oluşturabilirsiniz.
Bazı evraklara ihtiyacınız olmadığından %100 eminseniz ve başka bir belgeye uygun bir bağlantı çizemiyorsanız, onları atın. Bir şeyi takip etmeden önce herhangi bir şeyi atmanıza izin verilip verilmediğini üstlerinizle kontrol edin
Adım 5. Manila klasörlerini kullanın
Ucuz manila klasörlerini kullanarak işleri kendiniz için basit tutun. Bu, paranıza zarar vermez ve istediğiniz herhangi bir dosyalama sistemini gerçekleştirmenize izin verir. Herhangi bir büro malzemeleri mağazasından bir paket manila klasörü alabilirsiniz.
Adım 6. Yığınlarınızı aktarın
Klasörleriniz için bir kılavuz görevi görmesi için daha önce oluşturduğunuz yığınları kullanın. Her klasörün içeriğinin de düzenlendiğinden emin olun. Bir dosyanın içeriğini her bir makalenin önemine göre veya kronolojiye göre düzenleyebilirsiniz.
- Bir dosyanın içeriğini alfabeye göre düzenlemekten kaçının. Alfabetik düzenleme, dosya gruplarını düzenlemek için daha verimli çalışır.
- Klasörleri doldururken manila klasörlerini bir dosya dolabına yerleştirin.
Yöntem 2/3: Size Uygun Bir Sistem Oluşturma
Adım 1. Alfabetik bir dosyalama sistemi kullanın
Alfabetik dosyalama sistemi, kişilerin, müşterilerin, yazarların, filmlerin, kitapların vb. adlarını almanız gerektiğinde iyi çalışır. Alınması kolay terimler kullanmanız koşuluyla, alfabetik dosyalama sistemi genellikle kullanımı en kolay sistemdir.
- Dosyaları dosyalamanın ve almanın en iyi yolu, her dosyayı etiketlemektir. Manila klasörlerinde dosyaları etiketlemek için tasarlanmış ve alma işleminizi kolaylaştıracak ekstra bir sekme bulunur.
- Müşterilerle ilgileniyorsanız, soyadına göre alfabetik sıralamak daha verimlidir.
- Çok fazla dosyanız varsa, düzenlemenize yardımcı olacak mektup bölümleri yapmayı düşünün. Bölüm bölücüler büyüktür ve sadece bir harf içerir. Harfleri “A-D” veya “F-K” gibi çiftler halinde de bölebilirsiniz.
Adım 2. Güncel bir sipariş kullanın
Çeşitli konu alanlarında çalışırken veya okurken bir konu veya konu sıralaması bilgi almak için çok yararlı bir yol olabilir. Örneğin hukuk okuyorsanız, sözleşme, anayasa hukuku, haksız fiil, idare hukuku, uluslararası hukuk vb. konu başlıklarınız olabilir.
- Güncel bilgileri düzenlemenin en iyi yolu bölüm bölücülerdir. Bölüm bölücülerinizi "Yönetici Yasası" gibi içeriğe göre etiketleyin.
- Bu sistem, birkaç farklı konunuz varsa en iyi sonucu verir. Değilse, bir veya iki bölücü ile kalacaksınız ve çok fazla organize bir sistem olmayacak.
Adım 3. Sayısal dosyalamayı deneyin
Bu tür dosyalama sistemi, tarih veya sayı içeren dosyalar için idealdir. Örneğin, faturalarınız, makbuzlarınız, tarihli olaylar vb. varsa, sayısal sistem tekrar bulunmasını kolay bir sistem haline getirebilir. Bu seçenek için ay ve yıl etiketlemesini de düşünebilirsiniz. Tıbbi dosyalar, yasal belgeler, mahkeme davaları vb. gibi kağıtlar için numaralandırma kullanan bir ortamda çalışanlar için numaralandırma yararlı bir erişim yöntemidir.
- Bu sistemi yalnızca birkaç numarayı rahatça görebiliyorsanız ve bu numaralardan bilgi alabiliyorsanız kullanın.
- Dosyalama sekmelerinde sayıları veya tarihleri işaretleyin ve numaralandırılmış değere göre düzenleyin. “1” ile başlayın ve aşağıdaki sayıların değerini artırın.
- Ayları dosyalıyorsanız, Ocak ile başlayın ve sırayla Aralık ayına kadar ilerleyin. Her ay için bölüm ayırıcılardan yararlanacaksınız.
Adım 4. Renk kodlamasını kullanın
Bu, yaratıcı dosyalama için harikadır ve özellikle iyi görsel hatırlamaya sahip olanlar için etkilidir. Renk kodlamasına dayalı olarak farklı konulara çapraz referans verilmesine yardımcı olabilir. Dosyalama için yukarıda belirtilen tekniklerden herhangi birini renklendirebilirsiniz. Renk kodlarını başka bir sistemle eşleştirerek düzenleme sistemlerinin bir kombinasyonunu da kullanabilirsiniz.
- Yerleşik doldurma yönteminize renk katmanın en kolay yollarından biri fosforlu kalem kullanmaktır. Herhangi bir ofis malzemeleri mağazasından çeşitli fosforlu kalemler satın alabilirsiniz.
- Renk kodlamasını uygulamanın başka bir yolu da çeşitli renkli klasörler kullanmaktır.
Adım 5. Bir frekans sistemi kullanın
Bu, her zaman kullandığınız öğeler için iyi çalışır, ancak bağımsız bir sistem olmamalıdır. Başka bir sistemden beslenmesi gerekiyor, örneğin alfabetik sistem. Dosya dolabı çekmecesinin en önünde olduğu gibi hızlı bir şekilde alınabilmesi için dosyalama alanınızdaki gruplandırılmış bir alana sık kullanılan bilgileri ekleyin.
Bu sistemi kullanırken örgütlenmemek için dikkatli olmanız gerekecek. Şu anda üzerinde çalıştığınız projeyi önde tutmak, her zaman verimli bir organizasyonu garanti etmez
Yöntem 3/3: Organize Bir Sistemi Korumak
Adım 1. Evrakları hemen dosyalayın
Dosyalama sisteminizin verimli bir şekilde çalışmasını sağlamanın bir yolu, kağıdı işlerken dosyalamaktır. Dosyalama kağıtlarını ertelerseniz dosyalama sistemi çalışmayacaktır. Evrakları dosyalama alışkanlığı edinmek, üretkenliğinize ve iş akışınıza da yardımcı olacaktır.
Adım 2. Alanınızı güncel tutun
Her birkaç ayda bir dosyalama sisteminizden geçmeli ve kısa bir tarama yapmalısınız. İlk organizasyon için yaptığınız gibi tüm belgelerinizi gözden geçirmeniz gerekmez. Tüm dosyaları kontrol edin ve her şeyin düzenli ve doğru yerde olduğundan emin olun.
İlk birkaç aydan sonra, seçtiğiniz sistemin sizin için çalışıp çalışmadığını da düşünebilirsiniz
Adım 3. Alanınızı temizleyin
Yılda bir kez çalışma alanınızda daha büyük bir temizlik yapmalısınız. Düzenli olarak kullandığınız bazı dosyalarınız olabilir, ancak şimdi daha az kullandığınız diğer dosyaları gözden geçirmelisiniz. Daha az kullandığınız dosyaları açın ve gereksiz evrak olup olmadığını görmek için tüm belgelerinizi okuyun.
Tüm dosyaları çıkarın ve toz birikimini gidermek için dosya dolabını nemli bir bezle silin
İpuçları
- Bu ilkeler, bilgisayar veya diğer elektronik dosyalama grupları için de geçerli olabilir.
- Alfabetik sıraya göre yerleştirilmemiş dosyalar için bir dizin kullanın. Bu, dosyalarınızı her iki şekilde de hızlı bir şekilde bulabilmeniz için alfabetik olarak düzenlenmelidir. Bu dizini dosyanın önüne koyun.
- Kağıt yığınlarınızı temizleyerek ve sıralayarak başlayın ve kategorilere ve ardından alt kategorilere ayırmak için post-it notları kullanın.
- Başka hiçbir yere tam olarak sığmayan öğeler için çeşitli bir dosyaya sahip olmak yararlıdır.
