Özellikle büyük miktarda dosya ve belgeniz varsa, ofis dosyalarını düzenlemek zor bir iş olabilir, ancak sancılı bir süreç olması gerekmez. Önceden planlama yapmak ve bir dosya sistemine karar vermek, dosyalarınızı işinize uygun şekilde düzenlemenize ve önemli belgeleri daha verimli bir şekilde bulmanızı sağlamanıza yardımcı olabilir. Dosyalarınızı iyi bir düzene soktuktan sonra, dosyalarınızı bu şekilde korumak için tutarlı bir sisteme bağlı kalmanız gerekir.
adımlar
Yöntem 1/3: Bir Sistem Geliştirme
Adım 1. Dosya kategorileri oluşturun
Dosyalarınızı düzenlemek istiyorsanız yapmanız gereken ilk şey, sıralama için hangi ana kategorileri kullanacağınıza karar vermektir. Farklı türdeki ofislerin farklı kategorileri olacaktır, ancak genel sistem aynıdır. Dosyalarınızı anlamlı bir şekilde sıralayan bir sistem bulmanız gerekiyor.
Örneğin, bir hukuk bürosunda çalışıyorsanız ve müvekkil dosyalarını düzenlemeniz gerekiyorsa, genel dava türlerine göre sıralayabilirsiniz: dava, veraset, kurumsal, idari ve diğerleri
Adım 2. Alt kategorileri ayarlayın
Her bir kategori içinde, bir alt kategori listesi geliştirerek daha spesifik olabilirsiniz. Dosyalanması gereken herhangi bir kağıt parçası iki terimle tanımlanabilir - genel kategori ve ardından alt kategori.
Örneğin, mali konular için bir dosyalama sistemi kuruyorsanız, genel bir "Giden Ödemeler" kategoriniz olabilir ve ardından satıcılar, tedarikçiler, hizmetler, profesyoneller ve idari maliyetlerden oluşan alt kategoriler oluşturabilirsiniz
Adım 3. Bir renk kodlama sistemi kullanın
Bu kulağa basit geliyor, ancak dosyalarınızı hızlı erişim için düzenlemenin çok etkili bir yolu olabilir. Dosyalama sisteminizde kaç farklı kategoriye sahip olacağınıza karar verin ve ardından bu kadar farklı renkli klasörleri kullanın.
Tamamen renkli klasörler kullanmak yerine normal manila klasörleri kullanabilir ve renkli çıkartmalar elde edebilirsiniz. Daha sonra daha fazla görünürlük için etiketleri üst sekmeye, klasörün kenarına veya her ikisine yapıştırabilirsiniz
Adım 4. Dosyaları etiketleyin
Ofisinizdeki her dosyanın artık net bir yeri var. Etiketi her klasörün sekmesine net ve düzgün bir şekilde yazmalısınız, böylece nereye ait olduğunu bilirsiniz. Her bir klasördeki etiket, genel kategori ile başlamalı ve ardından belirli alt kategori tarafından takip edilmelidir. Örneğin, satıcılarınıza yapılan ödemelerin kayıtlarını içeren bir klasörde "Yapılan Ödemeler / Satıcılar" etiketi bulunur.
- Her dosyadaki etiketler mümkün olduğunca düzgün ve tutarlı bir şekilde yazdırılmalıdır. Etiketleri biçimlendirmenize izin verecek bir yazılım paketini çok kolay bir şekilde satın alabilir, böylece bilgisayarınızı kullanarak yazıp yazdırabilirsiniz.
- Etiketlerinizi bilgisayarınızla yazdırıyorsanız, tutarlı bir yazı tipi boyutu ve stili kullanmalısınız. El ile yazdırıyorsanız, tutarlı ve mümkün olduğunca düzenli olmaya çalışmalısınız.
Adım 5. Dosyaları alfabetik olarak sıralayın
Dosyalama sisteminiz kurulduğunda ve tüm klasörlerinizi oluşturduktan sonra sıraya koyun. Genel klasörleri alfabetik olarak sıralamalısınız. Her genel klasör içinde, alt kategorilerin tümü de alfabetik olarak sıralanmalıdır.
Bazı bilgileri konu etiketine göre değil tarihe göre sıralamayı seçebilirsiniz. Eğer öyleyse, dosyalarınızı en yeni öğeler önde olacak şekilde sıralamanın ve en eskiye taşımanın veya tam tersinin daha mantıklı olup olmadığına kendiniz karar vermeniz gerekecektir
Adım 6. Her dosya çekmecesinde birkaç inç boşluk bırakın
Dosyalama sisteminizi kurarken, dosyaların büyümesi için yer bırakmanız gerekir. Zaman geçtikçe, şüphesiz her klasöre eklemek için daha fazla kağıt alacaksınız. Dosyalarınızın genişlemesi için alan bırakın. Aksi takdirde, daha sonra yer açmak için tüm bölümleri veya dosya çekmecelerini taşımak gibi zor bir görevle karşılaşacaksınız.
Yöntem 2/3: Düzensiz Dosyaları Sıralama
Adım 1. Dosyalanması gereken tüm malzemeleri toplayın
Düzenlenmemiş ve dağınık bir kağıt koleksiyonuyla başlıyorsanız, kağıtları bir araya getirerek başlamanız gerekir. Bir iş yeri bulun ve her şeyi tek bir yığın halinde toplayın. Daha sonra organizasyon üzerinde çalışabileceksiniz.
Adım 2. Kağıtları “eylem” ve “dosyalama” için iki gruba ayırın
” İlk adım olarak, acil eylem gerektiren her şey için bir klasör veya yığın oluşturmalısınız. Bu evraklar dosyalanmamalı veya yapılması gereken işi yapmayı hatırlamayabilirsiniz. Bu "eylem" klasörünü yakında ele alınması için bir kenara koyun. Ardından kalan kağıtları dosyalamaya devam edin.
“Eylem” dosyasını düzenleyin. Derhal ilgilenilmesi gereken kağıtlar, yapmanız gereken işe göre daha küçük gruplara ayrılmalıdır. Örneğin, ara, yaz, teslim et ve öde gibi alt kategoriler oluşturun
UZMAN İPUCU
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Adım 3. Her kağıdı bir kez alın
Dosyaladığınız gevşek kağıtları sıralarken, gözden geçirirken her biri hakkında kararlar alın. Kağıdı alın, okuyun, dosyalama sisteminizde hangi kategori ve alt kategoriye ait olduğuna karar verin ve ardından kaldırın. Bu şekilde çalışmak, dosyalamanızda tutarlılık sağlamanıza yardımcı olacak ve her bir öğeyle yalnızca bir kez ilgilenerek zamandan tasarruf etmenize yardımcı olacaktır.
Her bir öğeyi incelerken, saklamanız gerekip gerekmediğini belirlemelisiniz. Kağıt daha önce ele alınmış bir şeyse ve kayıt olarak tutmanız gerekmiyorsa, dosyalamak yerine onu atmayı düşünün
Adım 4. Her öğeyi açın
Elinizdeki kağıtların çoğu muhtemelen mektupla gelmiş olacak ve muhtemelen zarf içinde ve katlanmış olacak. Kağıtları zarflarından çıkarın, düz bir şekilde açın ve dosyalayın. Her kağıdı bu şekilde dosyalamak, klasörlerinizin, katlanmış kağıtların yığıldığı yerde şişkinlik olmadan dosya çekmecesine eşit şekilde sığmasına yardımcı olur.
- Herhangi bir zarf tutmanız gerekip gerekmediğine karar verin. Çoğu durumda, zarflar gereksizdir ve atılabilir. Ancak, teslimat kanıtına veya bir posta damgası kanıtına ihtiyacınız olabileceğini düşünüyorsanız, zarfı kağıtlara zımbalamalı ve bir arada tutmalısınız.
- Birden fazla kağıt birlikte zımbalanmalıdır. Bu, şeylerin ayrılmasını veya kaybolmasını önleyecektir. Zımbalar, ataşlara tercih edilir, çünkü (a) dosyalara daha düzgün otururlar ve (b) kayma sorunu yoktur.
Yöntem 3/3: Dosyalarınızı Koruma
Adım 1. Bir “Dosyaya” sepeti kullanın
Ofisinize yeni yazışmalar girdiğinde veya yeni evraklar oluşturulduğunda, hemen dosyalamanız mümkün olmayabilir. Dosyalanması gereken her şeyi, mümkün olduğunda dosyalanması için tek bir yere yerleştirmelisiniz. Masanızda “Dosyaya” etiketli bir sepet, siz hazır olana kadar bu kağıtları bir kenara koymanın iyi bir yoludur.
Adım 2. Dosyalama üzerinde çalışmak için tutarlı bir zaman belirleyin
Yapabiliyorsanız, her gün veya haftada yeni evrakları dosyalamak için çalışabileceğiniz tutarlı bir zaman planlayın. Dosyalamayı rutininizin düzenli bir parçası haline getirirseniz, buna ayak uydurmanız daha olasıdır.
- Örneğin, günün evraklarını dosyalamak için her günün son yarım saatini ayırabilirsiniz. Bu süre yeterli değilse, her gün iki kez, öğle yemeğine gitmeden hemen önce ve sonra gün için ayrılmadan hemen önce dosyalamayı deneyebilirsiniz.
- Başarının anahtarı tutarlılık ve tekrardır.
Adım 3. Dosyalara erişimi olan diğer kişilerin sistemi anladığından emin olun
Dosyalarınızı kullanan tek kişi sizseniz, oluşturduğunuz düzeni kolayca koruyabilmelisiniz. Ancak, dosyalarınızdaki kağıtları başkalarının kullanması gerekiyorsa, oluşturduğunuz sistemi anlamalarını ve takip etmelerini sağlamalısınız. Kağıtlar yanlış dosyalanırsa ve yanlış klasörlere konulursa, bir dosyalama sistemine sahip olmak yardımcı olmaz.
Eğer ofisinizdeki başka birinin ihtiyaç duyabileceği herhangi bir şeyi almayı teklif ederseniz daha verimli ve daha etkili olabilir ve sonra onlardan her şeyi doğrudan size iade etmelerini isteyin. O zaman her şeyin doğru şekilde yeniden doldurulduğundan emin olabilirsiniz
Adım 4. Önemli belgeleri güvenli bir yerde saklayın
Bazı özel malzemelerin ayrı, özel yerlerde tutulması gerekebilir. Örneğin, bazı kağıtların bir kasada veya yanmaz bir kilitli kutuda saklanması gerekebilir. Hatta bazı materyalleri saha dışında, bir banka kasasında veya şirketinizin avukatında tutmanız gerekebilir.
Adım 5. Dosyalarınızı düzenli olarak inceleyin
Yılda en az bir kez veya gerekirse daha sık olarak, dosyalarınızı gözden geçirmek için biraz zaman ayırmalısınız. Bu incelemenin amacı, atılabilecek veya belki de bir tesis dışı depolama tesisine taşınabilecek kağıtların veya tüm klasörlerin olup olmadığına karar vermektir. Bir şeye bir daha asla ihtiyaç duyulmayacaksa, onu atmalısın. Düzenli olarak kullanmayı beklemediğiniz ancak kayıt olarak tutmanız gerekebilecek bir şeyse, onu depoya göndermelisiniz.
